Hacer eventos semi-presenciales, nunca fue tan sencillo y tan apropiado.
Ahora puedes llegar a una mayor cantidad de personas sin gastar tanto presupuesto y siendo muy efectivo y afectivo.
Te dejo estos tips para que tu evento sea el mejor y llegue al corazón de los invitados.
- Define si realmente necesitas que tu evento sea presencial o lo puedes hacer virtual, ó lo haces mixto.
Vámonos por los eventos que hacemos semipresenciales
¿ Cómo hacer un evento semipresencial?
ETAPA 1
Primero ten claro para quienes será el evento
- Edades promedio
- Gustos
- Ubicación
- Ocupación
Con estos datos será más fácil apuntar a un evento dirigido específicamente para este grupo objetivo.
Posteriormente, debemos tener ese listado de correos- celulares para poder contactarnos con ellos.
Etapa 2
Como ya conocemos muy bien a quien nos vamos a dirigir , vamos a crear un evento virtual, donde todos se puedan conectar, al mismo tiempo ó por tiempos específicos, a su vez vamos a enviar a cada lugar de cada invitado un kit sensorial que lo conectará directamente con el evento.
Este kit tendrá un código para que acceda directamente como invitado V.I.P al evento, tendrá elementos que usaremos en el evento y lo harán interactuar con el mismo, para que no sea sólo un espectador.
En otros casos, podemos crear un tipo de pre-eventos presenciales que cada participante vivirá y del cual guardará pruebas que compartirá en una gran celebración.
¿Qué es lo importante para que un evento semipresencial sea exitoso?
- La información de los invitados
- La organización y logística del evento
- La plataforma por la que se desarrolle la parte virtual
Otra opción es que tengamos equipos en diferentes ciudades y queramos reunirnos con ellos. En este caso aplica perfectamente el evento semipresencial.
Podemos reunirnos con cada grupo por separado y conectarnos todos en un gran evento virtual, donde por salas veamos lo que pasa en cada ciudad y tengamos un gran salón general donde podamos estar todos juntos en un momento específico de celebración.
Afortunadamente la tecnología y la inventiva humana nos dan muchas opciones. Aquí lo importante es hacer eventos muy creativos y efectivos.
Cómo Naser lo sabe hacer “ Creativos y Efectivos”
- A quien
a. Debemos tener muy claro quienes serán nuestros invitados, para así enfocar todo el evento hacia sus gustos . Recuerden que un evento debe ser una real experiencia.
2. Cuando
a. Alguna vez estuve en un evento para 100 personas y sufrí pensando en los organizadores, porque sólo llegaron 30 y se perdió mucha comida, espacio y dinero. Como conocemos a nuestros invitados, es muy importante tener en cuenta los eventos cruzados que puedan haber en las mismas fechas y que los involucren.
Por otra parte las horas y los días de acuerdo al perfil del invitado. Seguramente si los invitados son empresarios, no será muy buena idea que el evento sea un lunes.
De hecho los mejores días para los eventos son los jueves y los martes.
3. Como
a. El cómo responde a que para cada evento debemos crear un concepto, y a partir de ahí crear toda la estrategia de cómo llevarlo a cabo.
4. Cuanto
a. El presupuesto de un evento se hace con la premisa de qué queremos lograr con este evento y debe estar totalmente ligado al presupuesto de año y tener claro cuál es el ROI que esperamos obtener , con base en esto disponer de un rubro que se ajuste a las expectativas.
5. Lugar
a. El lugar debe cumplir con los requisitos necesarios para que el evento que tenemos en mente se dé. Es importante buscarlo lo más cerca posible a la ubicación de tus invitados . NO puedes hacer un evento sin hacer una avanzada del lugar, conoce antes el lugar, siempre, siempre, así no te llevarás sorpresas el día de tu evento.
b. Selección
- Fácil acceso.
- Comodidad
- Avanzada
Termino diciéndote que no olvides los detalles, un evento debe ser una experiencia sensorial. Si lo que quieres es que recuerden tu evento empresarial, “Haz que lo vivan”
Te invitamos a ver el contenido que semana a semana compartimos en nuestro canal de Evolución Empresarial, ¡no te lo pierdas!
