1. Identificar situación a mejorar o problemaa solucionar
El primer paso del proceso de toma de decisiones es identificar la situación a mejorar o definir el problema a solucionar. Desde el punto de vista administrativo un problema se define como la diferencia que existe entre una situación (o resultado) actual y una situación o estado deseado.
Esta diferencia requiere de un cambio o mejoramiento en el que es importante decidir y actuar para mejorar.Para ello, acudimos a revisar metas, organización, procedimientos, ejecutoria de equipos administrativo, comercial, logístico, estados financieros, fechas límite y evaluaciones del desempeño, entre otros.Existen situaciones que no son problemas sino simplemente dificultades. Una situación difícil es un problema solamente cuando atenta contra el cumplimiento de los objetivos propuestos. Toda mejora deseable conlleva intrínsecamente dificultades.Para actuar es necesario que quien va a tomar la decisión cuente con la autoridad y los recursos necesarios, pues de lo contrario, se corre el riesgo de que el proceso no concluya en una decisión acertada.
2. Analizar el problema
En este segundo paso es necesario definir con anticipación los criterios que guiarán la toma de la decisión, es decir, las pautas y métodos necesarios para identificar el problema o situación a mejorar. Hay factores que impactan más que otros (grado de impacto). Cada persona que toma decisiones tiene diferentes criterios que guían su acción.
Es importante decidir y comunicar por adelantado cuáles son (y cuáles no son) esos criterios. A manera de ejemplo, no es lo mismo pagarle a un conductor por pasajero transportado que por kilómetro recorrido. Este paso es fundamental porque determina la manera de actuar.
Posteriormente, se asignan ponderaciones a los criterios seleccionados de forma que no todos tengan el mismo peso al tomar decisión. Por lo general, se selecciona un criterio preferente y los demás se ponderan con relación a ese criterio.
3. Generar y evaluar alternativas. Tomar la decisión
En esta etapa inicialmente se diseñan las posibles alternativas que contribuirán a la solución exitosa del problema. Posteriormente se estudian y comparan las fortalezas y debilidades de cada alternativa a la luz de los criterios predefinidos.
Para seleccionar la alternativa es importante considerar el impacto de la decisión en el logro del objetivo.También es importante considerar el grado de facilidad de implementación de cada alternativa en la decisión (gobernabilidad) Luego de analizadas las alternativas, se toma la decisión, es decir, se selecciona la que mejor se adapte al logro de los objetivos corporativos.
4. Implementar y evaluar la decisión
Una vez seleccionada, es necesario implementarla y un buen procedimiento para ello consiste en (1) comunicarla al equipo y (2) organizar el equipo.
Para lograr motivación y compromiso es aconsejable que el equipo que va a implementar la decisión, participe activamente en la planeación, organización, liderazgo y control del proceso.Una vez implementada la alternativa,es aconsejable evaluar la efectividad de la decisión, comprobar si el problema disminuyó o si la situación mejoró.
Caso contrario, sería necesario revaluar, rediseñar y volver a implementar, mejorado, el proceso. Las anteriores ideas serán válidas cuando usted las lleve de la teoría a la práctica. Lo invitamos a aplicarlas, beneficiando su empresa y su vida.
Por Álvaro Cifuentes y Jorge Francisco León. Diseño: Cindy Camargo
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