Hay múltiples eventos. Eventos Empresariales, Lanzamientos de Producto, Sampling, Desayunos Empresariales, Convenciones, Foros, Ferias, Cenas de Gala, Conferencias de Prensa, etc.

Cada uno de estos eventos, necesita ser tratado como un todo, como  una campaña. Necesita partir de un Concepto de Campaña, tener un objetivo claro y un público objetivo.

Te has preguntado ¿Para qué haces un evento?

Si eres un empresario y de repente decides hacer un evento, cualquiera que sea, debes tener muy claro el resultado que esperas, si no lo tienes claro, harás uno de estos eventos muy  “interesantes”, muy costosos y que no te dejan nada.

• Para que tus eventos no se lleven tu presupuesto y no tengan un roi, te dejo estos consejos:

5 puntos infaltables en la creación de un evento

1. Objetivo
2. Avanzada del lugar
3. Presupuesto
4. Invitados
5. Imprevistos

1. Objetivo del evento

Como te decía al comienzo. Debes tener muy claro que buscas con ese evento,  a quien quieres llegar, qué quieres que hagan las personas invitadas, cual deberá ser su respuesta después de ir a tu evento.

2. Lugar del evento

Conócelo antes

Parece elemental, pero realmente es muy importante. Conocer el lugar donde va a ser tu evento hará la diferencia entre muchos inconvenientes no pensados y un evento exitoso.

Ten en cuenta

• Tamaño del lugar
• Mobiliario: ¿Se puede mover? ¿Es estático? ¿Como puedo colocar los pendones? Por ejemplo, en algunos lugares está prohibido colgar pendones. Debemos llevar porta-pendones.

• Medidas del lugar
  • ¿Es posible hacer ese show de luces que planeaste?
  • ¿Hasta que hora es permitido el uso del lugar?
  • ¿Tiene plan de parqueadero para los visitantes?
  • ¿Te permiten llevar tus proveedores de comida?
• Horarios
  • Horario máximo que nos podemos quedar
  • Cuánto tiempo nos dan para montar

 Presupuesto

El presupuesto es un item que debes tener muy claro en el presupuesto de año. Si, año. Por lo menos si no es el año, que sea el quarter correspondiente. Esto con el fin de no perder oportunidades por tener que esperar aprobaciones. Recuerda que tiquetes, hoteles, viáticos, comida, si no tienes convenios (que sería lo mejor) debes pagarlos anticipado.

Un consejo importante. Los mejores lugares se ocupan primero, ¿Te imaginas que tu competidor te gane y haga su evento en ese lugar mágico porque planeó con más tiempo?

 Invitados

¿Cuántos contactos crees que debes tener para que ese invitado vaya a tu evento? ¿1? ¿2? Teniendo en cuenta el tipo de evento, lo mínimo que debes tener es tres (3) contactos con el invitado que te interesa que asista a tu evento.

1. La invitación, donde lo inquietas

2. La segunda donde lo enamoras

3. Dónde le dejas claro que no se puede perder por nada del mundo tu evento

Imprevistos

Has pensado qué pasaría si justo el día del evento hubo un daño en el sector y quitan la energía por 4 horas? ¿Que tal si el proveedor de café no llegó?. El show te canceló a última hora. ¿Tienes plan de contingencia? ¿Tienes acceso a presupuesto de imprevistos para ejecutar ya? Un gran evento se puede caer por detalles.

Ten en mente un listado de “detalles” que pueden hacer la diferencia positiva de tu evento o el fracaso del mismo.

Hacer eventos es una de los trabajos más anhelados, y puede ser una gran experiencia si los haces con profesionalismo y responsabilidad. Recuerda que no puedes hacerlo todo, delega bien, sigue estos consejos y tus eventos serán memorables.

Te dejo un vídeo que te puede servir para hacer mejores eventos:

Te damos una probada de lo que hacemos, aquí casos de éxito de eventos corporativos https://naserpublicidad.org/portafolio/eventos/